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MENUMENU

Communication : En finir avec les réunions improductives.

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4 actions pour en finir avec les réunions improductives

Qui n’est jamais sorti d’une réunion en se disant « Bon sang ! Mais pourquoi suis-je venu ? » ou « Encore deux heures passées à ne rien dire ! »…

Finissons-en avec ces réunions inutiles, trop longues, mal préparées… bref, improductives.

Si vous êtes organisateur d’une réunion de travail, il y a quatre questions aujourd’hui essentielles à vous poser pour vous préparer et aborder votre entrevue dans les meilleures conditions.

La première est de définir l’objectif de la réunion. Pourquoi une réunion ? Quel objectif précis lui donner ? L’objectif doit être mesurable, que souhaitez-vous atteindre à l’issue de cette réunion ? Ensuite, quel est le type de votre réunion ? Est-ce à caractère informatif, une réunion de travail pour un sujet précis, une « simple » réunion de discussion. Cela aura une incidence sur l’organisation matérielle de votre rencontre.

La troisième question, et non des moindres, est de quantifier et de qualifier les participants. Qui sont-ils ? Qui doit être présent à cette assemblée de travail et, surtout, qui ne doit pas être là ? Vos participants ont-ils une connaissance du sujet traité, quelle en est la portée. Bref, déterminez en amont en quoi les personnes invitées sont-elles concernées ?

Et enfin, le sujet qui, ne nous en cachons pas, intéresse la majorité de vos collaborateurs dans le cadre d’une réunion : Le temps ! Quelle date fixez-vous pour que tout le monde puisse se préparer de manière optimale ? Et pour quelle durée ? Une réunion doit avoir une heure et début et une heure de fin. Et n’oubliez pas de respecter vos horaires !!

A l’inverse, si vous êtes participant à la réunion, posez-vous les quatre bonnes questions avant de vous engager.

Pourquoi allez-vous à cette réunion ? Quel est votre objectif en tant que participant ? Est-ce de rester informé, de pouvoir donner votre avis, de rencontrer d’autres collaborateurs, de résoudre un problème…?

Ensuite, à vous de savoir ce que vous voulez y apprendre. Même si vous êtes contraints – dans le sens « je n’ai pas le choix » – quels sont les sujets abordées et quels sont ceux qui peuvent avoir un attrait pour votre activité ?

Que devez-vous préparer ? Avez-vous une présentation à faire, des questions à poser et les thèmes abordés soulèvent-ils pour vous des interrogations ?

Enfin, votre dernière question est de savoir comment utiliser les informations recueillies lors de l’échange. En quoi les sujets qui y ont été abordés peuvent impacter votre activité ? En quoi peuvent-ils ovus servir ?

Que vous soyez organisateur ou participant, ces quatre questions sont essentielles pour bien aborder une réunion de travail. A partir de maintenant, vous n’irez plus à une réunion sans vous être posés les bonnes interrogations. A vous maintenant de gagner en efficacité !

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